segunda-feira, 8 de junho de 2015

Disponibilização e acesso ao catálogo do sistema (Biblivre IV)



O catálogo do Biblivre IV, é disponibilizado ao público de maneira simples e de maneira avançada de acordo com as necessidades de pesquisa do registro. Pode-se ter acesso ao registro, porém o usuário não pode reservar, já que o sistema mais atual do Biblivre (IV) não permite "login e senha" individual para cada cadastro de usuário. Ou seja, o usuário pode ter acesso às obras do catálogo, mas não pode renovar seu empréstimo, nem mesmo reservar através do acesso ao catálogo. Além disso, dependendo da quantidade de informações dadas pelo usuário para a pesquisa no catálogo, a velocidade de pesquisa fica mais lenta. A lentidão também é destacável, em relação as pesquisas incluindo catálogos de outras bibliotecas que estejam coligadas com a mesma. A pesquisa distribuída que permite recuperar informações sobre registros em acervos de outras bibliotecas coligadas, e que disponibilizam seus registros para pesquisa e catalogação colaborativa também pode ser acessada pelo usuário ou pessoa interessada em registros para catalogação, e também pode ficar lenta, de acordo com a quantidade de bibliotecas selecionadas na busca.
Também está disponível a pesquisa de vocabulário, que permite recuperar informações sobre os termos presentes no acervo da biblioteca, caso catalogados, e a pesquisa de autoridades. A pesquisa de autoridade buscará cada um dos termos digitados nos seguintes campos: Autor, Entidade, Evento, Outras formas do nome. As palavras são pesquisadas em sua forma completa, porém é possível usar o caractere asterisco (*) para buscar por palavras incompletas, de modo que a pesquisa 'brasil*' encontre registros que contenham 'brasil', 'brasilia' e 'brasileiro', por exemplo. Aspas duplas podem ser usadas para encontrar duas palavras em sequência, de modo que a pesquisa "meu amor" encontre registros que contenham as duas palavras juntas, mas não encontre registros com o texto 'meu primeiro amor'. Infelizmente, também pode ficar lenta dependendo da pesquisa no catálogo.

Intercâmbio de informações: importando registros.


Organizar o conhecimento de forma passível de ser recuperado pelo usuário faz parte da função do profissional da informação. Essa organização do conhecimento gera um registro representativo do documento que foi descrito, sendo que esse tratamento da informação é conhecido como catalogação ou representação descritiva.
A representação descritiva gera dados bibliográficos e de localização, sendo que tais dados dão origem a registros bibliográficos, os quais contém informações que permitem identificar e localizar uma obra. Antigamente esses registros eram feitos nas chamadas fichas catalográficas, que possuem um padrão de tamanho estabelecido internacionalmente (12,5x7,5). Essas fichas eram armazenadas nos tradicionais armários de ferro, formando o chamado arquivo horizontal, onde o bibliotecário verificava as solicitações de obras dos usuários. No entanto, a partir da metade do século XX a comunidade bibliotecária passou a estudar modelos de sistemas automatizados para implementar nas bibliotecas com o objetivo de facilitar não apenas o trabalho do profissional da informação, mas também e principalmente a busca e recuperação, propiciando uma busca mais precisa, pois antes a busca dependia do bibliotecário ver ou não um registro, podendo existir falhas (BARBOSA, EDUVIRGES, 2010).
Assim sendo, em 1969 a Library of Congress cria o MARC II (Catalogação Legível por Máquina), formato que da origem há vários outros, sendo que foram adaptados em diversos países.
“Esse formato se caracterizava por sua extensabilidade, flexibilidade e pelo intercâmbio de informações de uma maneira universal e ágil”  (BARBOSA, EDUVIRGES, 2010, s.p.).
Atualmente é usado o formato MARC 21, que foi criado em 1999 com o objetivo de servir como formato internacional. O MARC permite intercambiar diferentes tipos de informações em diferentes tipos de sistemas. O MARC permite o intercâmbio de informações diferentes porquê possui “versões” que permitem a descrição de tipos de dados diversos: “bibliográfico (completo, conciso e LITE), MARC XML, de autoridades, de coleções, de classificação e de informação comunitária, além das tabelas de codificação para áreas geográficas, países e idiomas” (BARBOSA, EDUVIRGES, 2010, s.p.).

Além de acelerar o processo da representação descritiva, o MARC possibilitou uma catalogação cooperativa mais eficiente.

NA PRÁTICA.


Na quarta versão do biblivre, a importação de registros
encontra-se como uma das opções do menu de catalogação.




Ao selecionar a opção, abre-se uma tela auto explicativa sobre as diversas
opções para a importação de catalogação possíveis, desde que o registro
anterior faça uso do formato padrão MARC, XML ou ISO2709, como pode-se ver na
explicação dada pela página


A primeira opção oferece a ferramenta de upload para
arquivos de registros bibliográficos (relembrando, desde que sejam compatíveis
com MARC), podendo enviar o arquivo logo em seguida para a agregação dos dados.

A segunda opção oferece uma gama de registros oferecidos por
bibliotecas de várias partes do mundo para importação, através de um campo de
busca. Como exemplo, procurou-se a palavra “Liberty” no campo “título” e no
catálogo da Library of Congress – EUA. Ao buscar, mostrou-se todos as opções de
importação com ferramentas laterais simples “não importar”, “registro
bibliográfico”, “autoridades” ou “vocabulário”, e ainda oferece a opção de
editar algumas das informações nos campos MARC antes da importação.





Outra opção de importação de registros é a feita
manualmente. Essa possibilidade se dá devido ao campo de inclusão de informações
sobre a obra em formato MARC no momento de se fazer uma nova catalogação. Ao
invés de fazer um novo registro pelo aba “formulário”, abre-se a aba “MARC” e transfere-se
manualmente o registo MARC de outro sistema para o Biblivre. Todas as
informações colocadas em código aparecerão de forma limpa no campo formulário, facilitando
para que o catalogador possivelmente altere dados necessários ao que necessita.


Gerenciamento de multibibliotecas no BibLivre – o que esperar?


A otimização de atividades e recursos é assunto em pauta na agenda de várias instituições e empresas. Com o BibLivre não foi diferente.
Software muito utilizado em várias bibliotecas no Brasil, a funcionalidade de se poder manter várias bibliotecas em bases de dados diferentes foi, desde cedo, intervenção muito solicitada . Fóruns disponibilizados para consulta e sugestões já traziam em 2011 a interpelação de usuário sobre previsão para implementação desta funcionalidade (1).
Desde seu início e até a versão 3.0 – a mais difundida – o BibLivre não contava com esta funcionalidade. De acordo com usuários, para contornar essa necessidade, instalava-se uma base no software para cada biblioteca existente na instituição. Era uma saída, mas que sobrecarregava o gerenciamento destes dados pelos usuários, bem como o servidor onde se encontravam instalados.
A partir da versão 4, esta funcionalidade foi implementada. A versão 4.0.10 Beta permitiu a integração destes dados. Para isto, uma rápida visualização no manual da versão 4 (2) poderá ajudar o usuário a fazer esta implementação e realizar alguns testes para verificar o seu perfil.
O sistema pede que se habilite a funcionalidade para poder usá-la. Para isso, será necessário a criação de outras senhas para administradores das bibliotecas vinculadas ao sistema. O usuário responsável terá a senha de administrador geral e de administração de quantas bibliotecas subsequentes existirem. O usuário precisará preencher os dados básicos referentes à biblioteca que está cadastrando. Uma vez realizado, o usuário poderá proceder a importação de registros (ver postagem sobre o procedimento) e/ou a catalogação dos itens relativos a essa nova base de dados.
O sistema permite também desabilitar uma biblioteca que já não apresenta funcionalidade. Os passos são simples e podem ser realizaqdos dentro do mesmo menu de habilitação da nova biblioteca. ATENÇÃO: os dados relativos à biblioteca desabilitada não são perdidos, apenas seu acesso fica inativado. O sistema apresenta a possibilidade de se fazer um backup desses dados que não serão mais acessados.
Em nossa simulação, o passo a passo para a criação é relativamente simples e quase intuitivo. A importação de registros, neste caso, faz-se conforme procedimento ordinário do sistema. Acreditamos que, em situações em que sejam necessárias bases de dados diferentes, o gerenciamento do software garante um bom rendimento e operacionabilidade.
De maneira breve, não encontramos maiores dificuldades ou barreiras na utilização de mais de uma biblioteca, além daquelas iniciais de operacionabilidade.

Referências:

(1) Solicitações em fórum sobre sistema de gerenciamento de multibibliotecas: http://www.biblivre.org.br/forum/viewtopic.php?t=171&f=4
(2) Link para Manual BibLivre 4, com o passo a passo para habilitação da funcionalidade Multibiblioteca: http://www.biblivre.org.br/index.php/en/download/category/1-biblivre-4


Acessando o sistema da Biblioteca Nacional


Como exemplo de um sistema diferente do Biblivre, escolheu-se analisar o repositório online da Biblioteca Nacional. A BN disponibiliza os dados em padrão MARC e é de fácil integração para a importação de registros bibliográficos, e dessa característica surgiu a curiosidade sobre o funcionamento deste outro sistema.
O acervo digital da Bilioteca nacional pode ser acessado através do site http://bndigital.bn.br/ e utiliza o software Sophia.
A interface do site do acervo digital é atraente ao usuário, colocando tópicos importantes para facilitar o acesso em um menu superior assim como um campo para pesquisa rápida. Logo abaixo, diversos links ilustram algumas atrações principais e curiosidades que podem ser encontradas de forma instigante.

Experimentando este sistema como meramente usuário, fez-se uma busca pelo campo de pesquisa rápida pelo autor. O resultado deu a lista de obras referentes com imagens dos itens acompanhado de informações principais: Material, autor, título, ano, assunto e o site em que o texto pode ser acessado.


Na barra lateral ainda encontram-se informações adicionais como “detalhes”, reservar (para efetuar uma reserva automática, como fica claro), e a opção de visualizar a referência bibliográfica da obra em formato ABNT.
Na aba “detalhes” encontram-se mais informações disponibilizadas sobre a obra, (todos os campos que também são passíveis de preenchimento pelo catalogador no biblivre) e também oferecem a opção de visualização em formato MARC ou Dublin Core.
 


No geral, o sistema utilizado para o acervo digital da Biblioteca Nacional é de fácil utilização, interface organizada, informações claras e eficientes. Não foram encontradas precariedades sérias na utilização em geral, talvez a única observação a ser feita é a de que o site do arquivo ser diferente do site institucional da biblioteca, mas tal característica é compensada pela opção de redirecionamento através da página principal.

segunda-feira, 1 de junho de 2015

A circulação de itens da biblioteca – usuários e suas necessidades no BibLivre


Como atividade incremental, foi-nos proposta a verificação da circulação de itens e gerenciamento de usuários e reservas, disponíveis no software BibLivre.
Para iniciarmos nosso processo completo de circulação, simulamos o cadastro de um usuário hipotético. O usuário a ser cadastrado, necessitou de itens básicos de identificação para o cadastro.
Este procedimento é relativamente simples. O sistema possui os campos necessários para a identificação do usuário tais como: nome, endereço, documentos e telefones para contato. O cadastro contém um campo de observações para melhor descrição ou informações necessárias relativas ao usuário. Uma vez cadastrado, este usuário pode realizar empréstimos e reservas.
No sistema, dentro do item “Cadastro” encontramos três abas que permitem uma navegação na relação de usuários que o sistema possui. Estas abas chamam-se “Busca”, “Ficha” e “Histórico e Multas”. Todas permitem uma visualização do perfil do usuário, seu histórico de reservas, empréstimos, pendências e multas, além da inclusão e exclusão do usuário. Veja o exemplo da figura



O item “Reservas” trata do controle de itens reservados e permite a reserva de item, por usuário. Para efetuar este procedimento é necessário primeiro selecionar o usuário para o qual será feita a reserva para depois efetuar a busca e proceder a reserva. O procedimento seguinte a este é a seleção do item a ser reservado, efetuando-se uma busca no banco de dados e clicando-se no botão 'reservar'. Veja exemplo deste procedimento na figura



Semelhante a este procedimento, o item “Empréstimos” registra o referido procediemento no cadastro de utilizações o do usuário. Para isto, basta selecionarmos novamente o usuário e a partir dele inserir os dados do registro de tombo do item documental a ser emprestado. Ao se efetuar o registro, o sistema emite automaticamente a data limite para uso e devolução do livro. Veja exemplo na figura 



Este item permite também visualizar os itens que foram emprestados a determinado usuário, bem como fazer uma verificação dos itens em situação de empréstimo.
O sistema de empréstimo e reservas apresentado no software é completo dentro do que ele se propõe a fazer. Dentro das opções que ele apresenta, cumpre com relativa facilidade as suas funções. Para o usuário, sua navegação e realização de procediemntos é facil e segue de forma intuitiva.
Se formos pensar em um acervo limitado e com uma gama de usuários relativamente limitado, o sistema cumpre com as funções a que ele se permite realizar.

    Além de oferecer uma interface fácil de entender e com explicações ao lado, o Biblivre possui um formulário de catalogação bibliográfica muito completo, que abrange mais de uma tipologia documental: livro, panfleto, tese, periódico, artigo de periódico, manuscrito, iconográfico, cartografia, audiovisual, música (som), partitura, legível por computador e objeto 3D, sendo que cada tipologia possui um formulário diferente. Essa diversidade é um benefício porque permite que uma biblioteca que tenha em seu acervo mais de um tipo de material possa cadastrar todos eles de forma detalhada, completa e com informações adequadas a cada tipo de material.



     

                 




Após a catalogação o Biblivre abre uma janela para que sejam colocados o número de exemplares, o que permite ao bibliotecário catalogar vários exemplares de uma só vez. Outro benefício são as informações completas que aparecem sobre o material, como localização. 




O Biblivre não adequa somente o formulário completo à tipologia documental, mas também uma parte dele, como acontece com o campo do autor, o qual permite que o bibliotecário escolha o tipo de autor de determinado material, como autor pessoal, entidade, coletivo e até mesmo anônimo. 


    Em relação à busca, o Biblivre possui ainda um campo que e essencial no momento da recuperação da informação. É um campo específico para desprezar os caracteres que não devem ser buscados no momento da busca, por exemplo os artigos. Sendo que o espaço entre um artigo e outra palavra também é contado como caractere, desse modo o mínimo de caracteres em um título que inicia-se com um artigo será sempre 2. No entanto, no exemplo abaixo ilustramos com o número 1 de caractere a ser desprezado, para mostrarmos que ele oferece uma opção mesmo que não possa ser usada, uma alternativa que pode atender a diferentes formas de catalogação, pois mesmo que seja diferente do habitual pode ser utilizada por alguma unidade de informação que conte somente as letras como caractere e não o espaço também. Assim sendo, pela diversidade que existe no Biblivre (tanto 3 como a versão 4) , pode-se dizer que é um software que não existe apenas para o geral, o habitual, mas também atende às necessidades diferentes, às exceções. 








 

Catalogando com o Biblivre 4


Para utilizar a catalogação da quarta versão do biblivre, a fim de testar suas funcionalidades para as necessidades do bibliotecário e também compará-las as mesmas da versão anterior, utilizou-se como exemplo o livro de Agatha Chistie, "Cinco porquinhos" (imagem). 

Assim como na terceira versão do biblivre, a catalogação é feita na opção “catalogação” do menu principal. Ele oferece as opções “bibliográfica”, “autoridades”, “vocabulário”, “Importação e registros”, e “impressão de etiquetas”, oferecendo um serviço adequado para uma catalogação nova, importação e adaptação de registros importados no mesmo formato e a impressão de etiquetas para os livros.  No exemplo, será feito um “novo registro”, encontrado no canto superior direito, como pode-se observar na imagem:


Logo abaixo desse botão, existem as opções de editar ou excluir os registros já salvos. Na área destinada â catalogação, encontra-se os campos a serem preenchidos pelo bibliotecário, que aparecerão automaticamente no formato MARC, que pode ser visto logo na aba ao lado. No link "[?]" ao lado do título de cada generalidade de campo, o software oferece um link explicativo sobre o formato MARC. Após concluir a catalogação com todos os campos necessários, basta salvar a catalogação que o novo registro será gerado automaticamente.


Pode-se observar que o design da catalogação ficou mais enxuto e moderno do que a versão anterior do software, porém a forma simples e prática manteve-se.