Disponibilização e acesso ao catálogo do sistema (Biblivre IV)

O catálogo do Biblivre IV, é disponibilizado ao público de maneira simples e de maneira avançada de acordo com as necessidades de pesquisa do registro. Pode-se ter acesso ao registro, porém o usuário não pode reservar, já que o sistema mais atual do Biblivre (IV) não permite "login e senha" individual para cada cadastro de usuário. Ou seja, o usuário pode ter acesso às obras do catálogo, mas não pode renovar seu empréstimo, nem mesmo reservar através do acesso ao catálogo. Além disso, dependendo da quantidade de informações dadas pelo usuário para a pesquisa no catálogo, a velocidade de pesquisa fica mais lenta. A lentidão também é destacável, em relação as pesquisas incluindo catálogos de outras bibliotecas que estejam coligadas com a mesma. A pesquisa distribuída que permite recuperar informações sobre registros em acervos de outras bibliotecas coligadas, e que disponibilizam seus registros para pesquisa e catalogação colaborativa também pode ser acessada pelo usuário ou pessoa interessada em registros para catalogação, e também pode ficar lenta, de acordo com a quantidade de bibliotecas selecionadas na busca.
Também está disponível a pesquisa de vocabulário, que permite recuperar informações sobre os termos presentes no acervo da biblioteca, caso catalogados, e a pesquisa de autoridades. A pesquisa de autoridade buscará cada um dos termos digitados nos seguintes campos: Autor, Entidade, Evento, Outras formas do nome. As palavras são pesquisadas em sua forma completa, porém é possível usar o caractere asterisco (*) para buscar por palavras incompletas, de modo que a pesquisa 'brasil*' encontre registros que contenham 'brasil', 'brasilia' e 'brasileiro', por exemplo. Aspas duplas podem ser usadas para encontrar duas palavras em sequência, de modo que a pesquisa "meu amor" encontre registros que contenham as duas palavras juntas, mas não encontre registros com o texto 'meu primeiro amor'. Infelizmente, também pode ficar lenta dependendo da pesquisa no catálogo.

Intercâmbio de informações: importando registros.

Organizar o conhecimento de forma passível de ser recuperado pelo usuário faz parte da função do profissional da informação. Essa organização do conhecimento gera um registro representativo do documento que foi descrito, sendo que esse tratamento da informação é conhecido como catalogação ou representação descritiva.

A representação descritiva gera dados bibliográficos e de localização, sendo que tais dados dão origem a registros bibliográficos, os quais contém informações que permitem identificar e localizar uma obra. Antigamente esses registros eram feitos nas chamadas fichas catalográficas, que possuem um padrão de tamanho estabelecido internacionalmente (12,5x7,5). Essas fichas eram armazenadas nos tradicionais armários de ferro, formando o chamado arquivo horizontal, onde o bibliotecário verificava as solicitações de obras dos usuários. No entanto, a partir da metade do século XX a comunidade bibliotecária passou a estudar modelos de sistemas automatizados para implementar nas bibliotecas com o objetivo de facilitar não apenas o trabalho do profissional da informação, mas também e principalmente a busca e recuperação, propiciando uma busca mais precisa, pois antes a busca dependia do bibliotecário ver ou não um registro, podendo existir falhas (BARBOSA, EDUVIRGES, 2010).

Assim sendo, em 1969 a Library of Congress cria o MARC II (Catalogação Legível por Máquina), formato que da origem há vários outros, sendo que foram adaptados em diversos países.

“Esse formato se caracterizava por sua extensabilidade, flexibilidade e pelo intercâmbio de informações de uma maneira universal e ágil”  (BARBOSA, EDUVIRGES, 2010, s.p.).

Atualmente é usado o formato MARC 21, que foi criado em 1999 com o objetivo de servir como formato internacional. O MARC permite intercambiar diferentes tipos de informações em diferentes tipos de sistemas. O MARC permite o intercâmbio de informações diferentes porquê possui “versões” que permitem a descrição de tipos de dados diversos: “bibliográfico (completo, conciso e LITE), MARC XML, de autoridades, de coleções, de classificação e de informação comunitária, além das tabelas de codificação para áreas geográficas, países e idiomas” (BARBOSA, EDUVIRGES, 2010, s.p.).

Além de acelerar o processo da representação descritiva, o MARC possibilitou uma catalogação cooperativa mais eficiente.

NA PRÁTICA.

Na quarta versão do biblivre, a importação de registros

encontra-se como uma das opções do menu de catalogação.

Ao selecionar a opção, abre-se uma tela auto explicativa sobre as diversas

opções para a importação de catalogação possíveis, desde que o registro

anterior faça uso do formato padrão MARC, XML ou ISO2709, como pode-se ver na

explicação dada pela página

A primeira opção oferece a ferramenta de upload para

arquivos de registros bibliográficos (relembrando, desde que sejam compatíveis

com MARC), podendo enviar o arquivo logo em seguida para a agregação dos dados.

A segunda opção oferece uma gama de registros oferecidos por

bibliotecas de várias partes do mundo para importação, através de um campo de

busca. Como exemplo, procurou-se a palavra “Liberty” no campo “título” e no

catálogo da Library of Congress – EUA. Ao buscar, mostrou-se todos as opções de

importação com ferramentas laterais simples “não importar”, “registro

bibliográfico”, “autoridades” ou “vocabulário”, e ainda oferece a opção de

editar algumas das informações nos campos MARC antes da importação.

Outra opção de importação de registros é a feita

manualmente. Essa possibilidade se dá devido ao campo de inclusão de informações

sobre a obra em formato MARC no momento de se fazer uma nova catalogação. Ao

invés de fazer um novo registro pelo aba “formulário”, abre-se a aba “MARC” e transfere-se

manualmente o registo MARC de outro sistema para o Biblivre. Todas as

informações colocadas em código aparecerão de forma limpa no campo formulário, facilitando

para que o catalogador possivelmente altere dados necessários ao que necessita.

Gerenciamento de multibibliotecas no BibLivre – o que esperar?

A otimização de atividades e recursos é assunto em pauta na agenda de várias instituições e empresas. Com o BibLivre não foi diferente.

Software muito utilizado em várias bibliotecas no Brasil, a funcionalidade de se poder manter várias bibliotecas em bases de dados diferentes foi, desde cedo, intervenção muito solicitada . Fóruns disponibilizados para consulta e sugestões já traziam em 2011 a interpelação de usuário sobre previsão para implementação desta funcionalidade (1).

Desde seu início e até a versão 3.0 – a mais difundida – o BibLivre não contava com esta funcionalidade. De acordo com usuários, para contornar essa necessidade, instalava-se uma base no software para cada biblioteca existente na instituição. Era uma saída, mas que sobrecarregava o gerenciamento destes dados pelos usuários, bem como o servidor onde se encontravam instalados.

A partir da versão 4, esta funcionalidade foi implementada. A versão 4.0.10 Beta permitiu a integração destes dados. Para isto, uma rápida visualização no manual da versão 4 (2) poderá ajudar o usuário a fazer esta implementação e realizar alguns testes para verificar o seu perfil.

O sistema pede que se habilite a funcionalidade para poder usá-la. Para isso, será necessário a criação de outras senhas para administradores das bibliotecas vinculadas ao sistema. O usuário responsável terá a senha de administrador geral e de administração de quantas bibliotecas subsequentes existirem. O usuário precisará preencher os dados básicos referentes à biblioteca que está cadastrando. Uma vez realizado, o usuário poderá proceder a importação de registros (ver postagem sobre o procedimento) e/ou a catalogação dos itens relativos a essa nova base de dados.

O sistema permite também desabilitar uma biblioteca que já não apresenta funcionalidade. Os passos são simples e podem ser realizaqdos dentro do mesmo menu de habilitação da nova biblioteca. ATENÇÃO: os dados relativos à biblioteca desabilitada não são perdidos, apenas seu acesso fica inativado. O sistema apresenta a possibilidade de se fazer um backup desses dados que não serão mais acessados.

Em nossa simulação, o passo a passo para a criação é relativamente simples e quase intuitivo. A importação de registros, neste caso, faz-se conforme procedimento ordinário do sistema. Acreditamos que, em situações em que sejam necessárias bases de dados diferentes, o gerenciamento do software garante um bom rendimento e operacionabilidade.

De maneira breve, não encontramos maiores dificuldades ou barreiras na utilização de mais de uma biblioteca, além daquelas iniciais de operacionabilidade.

Referências:

(1) Solicitações em fórum sobre sistema de gerenciamento de multibibliotecas: http://www.biblivre.org.br/forum/viewtopic.php?t=171&f=4

(2) Link para Manual BibLivre 4, com o passo a passo para habilitação da funcionalidade Multibiblioteca: http://www.biblivre.org.br/index.php/en/download/category/1-biblivre-4

Acessando o sistema da Biblioteca Nacional

Como exemplo de um sistema diferente do Biblivre, escolheu-se analisar o repositório online da Biblioteca Nacional. A BN disponibiliza os dados em padrão MARC e é de fácil integração para a importação de registros bibliográficos, e dessa característica surgiu a curiosidade sobre o funcionamento deste outro sistema.

O acervo digital da Bilioteca nacional pode ser acessado através do site http://bndigital.bn.br/ e utiliza o software Sophia.

A interface do site do acervo digital é atraente ao usuário, colocando tópicos importantes para facilitar o acesso em um menu superior assim como um campo para pesquisa rápida. Logo abaixo, diversos links ilustram algumas atrações principais e curiosidades que podem ser encontradas de forma instigante.

Experimentando este sistema como meramente usuário, fez-se uma busca pelo campo de pesquisa rápida pelo autor. O resultado deu a lista de obras referentes com imagens dos itens acompanhado de informações principais: Material, autor, título, ano, assunto e o site em que o texto pode ser acessado.

Na barra lateral ainda encontram-se informações adicionais como “detalhes”, reservar (para efetuar uma reserva automática, como fica claro), e a opção de visualizar a referência bibliográfica da obra em formato ABNT.

Na aba “detalhes” encontram-se mais informações disponibilizadas sobre a obra, (todos os campos que também são passíveis de preenchimento pelo catalogador no biblivre) e também oferecem a opção de visualização em formato MARC ou Dublin Core.

 

No geral, o sistema utilizado para o acervo digital da Biblioteca Nacional é de fácil utilização, interface organizada, informações claras e eficientes. Não foram encontradas precariedades sérias na utilização em geral, talvez a única observação a ser feita é a de que o site do arquivo ser diferente do site institucional da biblioteca, mas tal característica é compensada pela opção de redirecionamento através da página principal.

Fonte1 Fonte2

A circulação de itens da biblioteca – usuários e suas necessidades no BibLivre

Como atividade incremental, foi-nos proposta a verificação da circulação de itens e gerenciamento de usuários e reservas, disponíveis no software BibLivre.

Para iniciarmos nosso processo completo de circulação, simulamos o cadastro de um usuário hipotético. O usuário a ser cadastrado, necessitou de itens básicos de identificação para o cadastro.

Este procedimento é relativamente simples. O sistema possui os campos necessários para a identificação do usuário tais como: nome, endereço, documentos e telefones para contato. O cadastro contém um campo de observações para melhor descrição ou informações necessárias relativas ao usuário. Uma vez cadastrado, este usuário pode realizar empréstimos e reservas.

No sistema, dentro do item “Cadastro” encontramos três abas que permitem uma navegação na relação de usuários que o sistema possui. Estas abas chamam-se “Busca”, “Ficha” e “Histórico e Multas”. Todas permitem uma visualização do perfil do usuário, seu histórico de reservas, empréstimos, pendências e multas, além da inclusão e exclusão do usuário. Veja o exemplo da figura

O item “Reservas” trata do controle de itens reservados e permite a reserva de item, por usuário. Para efetuar este procedimento é necessário primeiro selecionar o usuário para o qual será feita a reserva para depois efetuar a busca e proceder a reserva. O procedimento seguinte a este é a seleção do item a ser reservado, efetuando-se uma busca no banco de dados e clicando-se no botão 'reservar'. Veja exemplo deste procedimento na figura

Semelhante a este procedimento, o item “Empréstimos” registra o referido procediemento no cadastro de utilizações o do usuário. Para isto, basta selecionarmos novamente o usuário e a partir dele inserir os dados do registro de tombo do item documental a ser emprestado. Ao se efetuar o registro, o sistema emite automaticamente a data limite para uso e devolução do livro. Veja exemplo na figura 

Este item permite também visualizar os itens que foram emprestados a determinado usuário, bem como fazer uma verificação dos itens em situação de empréstimo.

O sistema de empréstimo e reservas apresentado no software é completo dentro do que ele se propõe a fazer. Dentro das opções que ele apresenta, cumpre com relativa facilidade as suas funções. Para o usuário, sua navegação e realização de procediemntos é facil e segue de forma intuitiva.

Se formos pensar em um acervo limitado e com uma gama de usuários relativamente limitado, o sistema cumpre com as funções a que ele se permite realizar.

    Além de oferecer uma interface fácil de entender e com explicações ao lado, o Biblivre possui um formulário de catalogação bibliográfica muito completo, que abrange mais de uma tipologia documental: livro, panfleto, tese, periódico, artigo de periódico, manuscrito, iconográfico, cartografia, audiovisual, música (som), partitura, legível por computador e objeto 3D, sendo que cada tipologia possui um formulário diferente. Essa diversidade é um benefício porque permite que uma biblioteca que tenha em seu acervo mais de um tipo de material possa cadastrar todos eles de forma detalhada, completa e com informações adequadas a cada tipo de material.

     

                 

Após a catalogação o Biblivre abre uma janela para que sejam colocados o número de exemplares, o que permite ao bibliotecário catalogar vários exemplares de uma só vez. Outro benefício são as informações completas que aparecem sobre o material, como localização. 

O Biblivre não adequa somente o formulário completo à tipologia documental, mas também uma parte dele, como acontece com o campo do autor, o qual permite que o bibliotecário escolha o tipo de autor de determinado material, como autor pessoal, entidade, coletivo e até mesmo anônimo. 

    Em relação à busca, o Biblivre possui ainda um campo que e essencial no momento da recuperação da informação. É um campo específico para desprezar os caracteres que não devem ser buscados no momento da busca, por exemplo os artigos. Sendo que o espaço entre um artigo e outra palavra também é contado como caractere, desse modo o mínimo de caracteres em um título que inicia-se com um artigo será sempre 2. No entanto, no exemplo abaixo ilustramos com o número 1 de caractere a ser desprezado, para mostrarmos que ele oferece uma opção mesmo que não possa ser usada, uma alternativa que pode atender a diferentes formas de catalogação, pois mesmo que seja diferente do habitual pode ser utilizada por alguma unidade de informação que conte somente as letras como caractere e não o espaço também. Assim sendo, pela diversidade que existe no Biblivre (tanto 3 como a versão 4) , pode-se dizer que é um software que não existe apenas para o geral, o habitual, mas também atende às necessidades diferentes, às exceções. 

 

Catalogando com o Biblivre 4

Para utilizar a catalogação da quarta versão do biblivre, a fim de testar suas funcionalidades para as necessidades do bibliotecário e também compará-las as mesmas da versão anterior, utilizou-se como exemplo o livro de Agatha Chistie, "Cinco porquinhos" (imagem). 

Assim como na terceira versão do biblivre, a catalogação é feita na opção “catalogação” do menu principal. Ele oferece as opções “bibliográfica”, “autoridades”, “vocabulário”, “Importação e registros”, e “impressão de etiquetas”, oferecendo um serviço adequado para uma catalogação nova, importação e adaptação de registros importados no mesmo formato e a impressão de etiquetas para os livros.  No exemplo, será feito um “novo registro”, encontrado no canto superior direito, como pode-se observar na imagem:

Logo abaixo desse botão, existem as opções de editar ou excluir os registros já salvos. Na área destinada â catalogação, encontra-se os campos a serem preenchidos pelo bibliotecário, que aparecerão automaticamente no formato MARC, que pode ser visto logo na aba ao lado. No link "[?]" ao lado do título de cada generalidade de campo, o software oferece um link explicativo sobre o formato MARC. Após concluir a catalogação com todos os campos necessários, basta salvar a catalogação que o novo registro será gerado automaticamente.

Pode-se observar que o design da catalogação ficou mais enxuto e moderno do que a versão anterior do software, porém a forma simples e prática manteve-se.

Relatórios

  Os relatórios são encontrados no módulo Administração e possuem diversas opções para acesso a dados importantes na rotina de uma unidade de informação

    O Biblivre versão IV possui opções de relatórios referentes a quatro elementos: Aquisição, Catalogação, Circulação e um que chama-se personalizado. Dentro de cada um desses elementos existe os tipos de relatório. Em comparação à versão III, o Biblivre versão IV possui um relatório a mais, que é o personalizado.

Aquisição

    Adentrando a categoria aquisição encontramos um tipo de relatório:

• Relatório de pedidos de aquisição efetuados por período: nele encontra-se os dados referentes a todas as aquisições realizadas, mas a recuperação desses dados é feita por período, o qual é selecionado quando seleciona-se essa opção.

Catalogação

Adentrando essa categoria encontra-se oito opções de relatório:

• Sumário do Catálogo: possui todas as obras que estão no sistema, sendo que ao emitir o relatório o arquivo é salvo em pdf;

• Estatística de Classificação de Dewey: Esse relatório emite a porcentagem das obras que estão classificadas com a CDD ou não, apresentando o número de materiais que estão catalogados e o número total de itens no acervo. O problema que apresenta-se nesse tipo de relatório é que ele estabelece uma relação estatística entre as obras, sendo que deveria mostrar também o nome dos itens que não estão catalogadas segundo a CDD, pois se o gestor desejar saber qual obra não está coerente em relação à classificação para fins de correção não será possível;

• Relatório de inclusão de obras por período: permite que se tenha acesso às obras que foram inseridas no sistema em um determinado período de tempo. O problema desse relatório é que ele solicita uma data muito específica, incluindo dia, mês e ano. Sendo que não aceita que se coloque somente alguns desses dados. Esse tipo de exigência demanda que o gestor esteja bem atento ao registro de todos os dados, de todas as atividades que ele realiza para que se possa recuperar posteriormente esses dados;

• Relatório de Bibliografia do autor: permite ao gestor saber quantas obras existem no acervo de determinado autor. Para buscar a bibliografia de um autor é necessário saber como seu nome está no controle de autoridades, desse modo ele emite o relatório na própria página de busca, sem necessidade de baixá-lo em pdf. O relatório contém somente o nome do autor e a quantidade de obras de sua autoria no acervo, sem especificar quais são elas. Embora isso seja um problema, as obras em específico de um determinado autor podem ser encontradas através da busca bibliográfica por autor. Desse modo, constituí uma falha, mas não um problema;

• Relatório de tombo patrimonial: esse relatório é muito completo, pois além de conter os tombos e títulos, possuem autor, ano da obra, autor e edição. Além disso, não necessita de dados específicos. Esse relatório gera/ abre um arquivo em pdf;

• Relatório completo de tombo patrimonial: esse relatório diferencia-se do “relatório de tombo patrimonial” porque além do título das obras, autor e data de publicação, contém a localização do material e sua edição (se tiver);
• Relatório topográfico: permite ao gestor encontrar todas as informações referentes à localização, como título, autor, data e localização. A emissão desse relatório gera um arquivo em pdf;

• Relatório de cadastro de exemplares: esse relatório não foi possível emitir porque solicita datas muito específicas, as quais eu não sei, pois não há registros.

Circulação

• Relatório por usuário: permite que o gestor tenha acesso de forma rápida aos dados dos usuários, sendo que na página em que os nomes, de acordo com sua busca, são recuperados basta clicar na opção desejada e cria-se um relatório completo, incluindo endereço e números de documento. Esse relatório é eficiente, pois não solicita o nome específico (podendo procurar por prenome ou sobrenome) e não sendo necessário preencher todos os campos, que no caso seria o número de matrícula e nome do usuário. O relatório com dados mais completos é gerado em pdf;

• Relatório de todos os usuários: permite uma visão geral de todos os usuários, possuindo dados mais gerais, como: nome completo, número de matrícula, data de inclusão e de cancelamento e/ou alteração;

• Relatório de empréstimo em atraso: permite que o gestor saiba os dados referentes à obras que estão em atraso (nome do usuário, número da matrícula, título da obra e a data que era prevista para entrega). Esse relatório não solicita preenchimento de nenhum campo, somente seleção do relatório e opção de emití-lo, gerando um arquivo em pdf;

• Relatório de reservas: permite que o gestor tenha conhecimento das obras que foram reservadas pelo usuário, gerando também um arquivo em pdf;

• Relatório de total de pesquisas por período: permite que o gestor da unidade tenha conhecimento do que foi pesquisado recentemente pelos usuários. No entanto, apresenta o mesmo problemas de alguns relatórios, solicitação de data específica, não aceitando apenas o ano;

• Relatório de empréstimos por período: permite que o gestor da unidade tenha acesso aos empréstimos que foram realizados durante um determinado período de tempo. O problema é que também solicita uma data muitos específica.

Relatório personalizado

• Contagem de registros bibliográficos por campo Marc: para poder ter acesso às informações do relatório é preciso antes ser realizada uma pesquisa bibliografica para especificar a pesquisa ou não preencher nenhum campo e ter acesso a todos os dados da base selecionada. O relatório é gerado em uma outra página em formato pdf.

Resumo básico dos aspectos de operação, e aspectos técnicos que o Biblivre IV atende.

Aspectos de Operação que o Biblivre atende:

• Administração (SIM)
• Aquisição (SIM)
• Catalogação (SIM)
• Seriados (NÃO)
• Circulação e Caixa (circulação SIM, caixa NÃO)
• DSI (Disseminação Seletiva da Informação)
• Cadastro de exemplares (SIM)
• Pesquisa no catálogo (SIM)
• Referência (SIM)
• Relatórios (SIM)

Aspectos Tecnicos que o Biblivre IV atende:

• Interface (SIM)
• Segurança (SIM)
• Uso (SIM)
• Controle de Processos (SIM)
• Características desejáveis da empresa produtora do software de Automação de Bibliotecas (?)

O Controle de Autoridade e o BibLivre

Assunto sempre muito caro e importante entre os catalogadores, aprendizes e utilizadores de ferramentas de catalogação, o controle de autoridade.

O sistema todo é baseado no padrão MARC de metadados, tanto para descrever uma obra quanto intercambiar os dados. Cada registro bibliográfico receberá um identificador numérico único e atribuído automaticamente.

Estabelecidos o padrão de uso e catalogação dos materiais da unidade de informação, é necessário atentar-se para os itens identificadores da autoridade.

No módulo de 'Catalogação' encontramos o item referido a 'Autoridades'. Pode-se proceder uma busca para validação do item ou proceder a sua inserção.

O BibLivre dispõe de três tipos de controle de autoridade para uso:

1. Pessoa;
2. Evento;
3. Entidade Coletiva.

Uma vez selecionado o item a ser utilizado, abrir-se-á uma aba denominada 'formulário', já dentro do padrão MARC. Os formulários são razoavelmente parecidos, contendo os campos Autor, Outra forma de nome e Origem da Informação. Estes campos estão linkados com os campos MARC. A aba ligada ao padrão MARC permite o acréscimo de campos que não constam da aba formulário e modificar informações.

Trata-se de um sistema relativamente fácil e intuitivo para quem trabalha com ele. Necessário é haver uma pré-seleção e formatadas os padrões de uso da unidade de informação. Quando de seu preenchimento, os dados da aba 'formulário' automaticamente são exportados para a aba 'MARC'. Por sua vez, esta última permite a inserção de novos campos. Este facilidade de inserção de novos campos permite uma base mais completa e também mais segura.

Catalogando itens seriados no BibLivre  -  como proceder?

A catalogação de arquivos no BibLivre é relativamente fácil. Ao separar os materiais dos quais serão feitas as catalogações, podemos dar tratamento a vários tipos que o software comporta.
Gostaríamos de trabalhar hoje a questão dos itens chamados “seriados”.

Para iniciarmos os trabalhos, é preciso inicialmente definir os elementos de identificação para facilitar sua localização e descrevê-los de forma correta e precisa. A catalogação destes tipos no Biblivre podem ser feitas em dois modos, devendo ser definida a melhor forma de entrada nos sistema, de acordo com a política da unidade. As opoões disponíveis para itens seriados incluem:

1. periódico;
2. artigo de periódico.

Independente da entrada que for selecionada para uso, abrir-se-á uma tela que segue o padrão 'MARC' para catalogação, com seus principais campos para inserção dos dados.

Ao se proceder a catalogação, atente para que quando da escolha do item “artigo de periódico”, abre-se uma opção para “autor”, devendo o usuário escolher o melhor tipo que lhe sirva.

Seguem os campos “Título Principal”, para o qual chamamos atenção aos itens 'títulos paralelos' e 'número/nome da parte - seção da obra'. Os campos “Título Uniforme” e “Título convencionado para arquivamento” também podem conter entradas secundárias para o arquivo, que venham a ser úteis, além de “subcabeçalhos”.

Para facilitar a catalogação de mais itens, há um ícone “repetir” para alguns campos permitidos no padrão dos metadados. Outro auxílio disponível é o botão ajuda, no início de cada campo, trazendo as informações necessárias para o correto preenchimento.

Por fim, assim que acontece a gravação do registro no sistema, o mesmo permite informar o número de exemplares disponíveis, número de volume, quantidade de volumes da obra e sua data de aquisição, a bilioteca depositária e a forma de aquisição.

Estas últimas informações completam o registro. Pode ser gerado um número de tombo e etiqueta correspondente para seu uso. Terminadas a tarefas, é possível vizualizar os itens que foram incluídos na base de dados.

Verificamos que, para um uso em pequenas e/ou médias unidades, este software atende muito bem as necessidades. Fácil acessibilidade e entendimento, além de fornecer ajuda ao catalogador, permite criar categorias e subcategorias, mantendo sempre um bom nível de informação sobre o item (validado sempre de acordo com as necessidades e os parâmetros definidos na política de catalogação), além de facilitar a identificação física dos itens.

Pedido de Aquisição (compra, permuta e doação), descarte e controle de fornecedores de todos os tipos de materiais bibliográficos.

No tópico de aquisição do biblivre IV, temos as seguintes opções: Fornecedores, requisições, cotações, e pedidos.

Fornecedores

A rotina de Fornecedores permite o cadastramento e pesquisa de fornecedores. A pesquisa buscará cada um dos termos digitados nos campos Nome Fantasia, Razão Social ou CNPJ.

O próprio administrador faz os registros, preenchendo um formulário para cada um dos fornecedores. Infelizmente não há como importar ou exportar esse tipo de dados, nem mesmo entre as “multi-bibiotecas” (como já explicado antes, é uma novidade nessa versão de biblivre, para mais detalhes leia aqui  ). Pode-se encontrar “facilmente” o fornecedor, seja através do nome fantasia (se registrado de forma clara, e controlada), razão social, ou CNPJ. Após análise dos testes,  percebemos que não existe como fazer um controle do vocabulário dos nomes dos fornecedores. É interessante que seja feito de forma externa de acordo com as políticas da biblioteca, para que não sejam feitos mais de um registro, por exemplo: Editora Saraiva, ed.Saraiva, Saraiva, Saraiva Ed., etc.

Requisições

A rotina de Requisições permite o cadastramento e pesquisa de requisições de obras. Uma requisição é um registro de alguma obra que a Biblioteca deseja adquirir, e pode ser utilizada para se realizar Cotações com os Fornecedores previamente cadastrados.

A pesquisa buscará cada um dos termos digitados nos campos Requerente, Autor ou Título.

Sendo muito limitado o alcance de busca da pesquisa, podemos constatar que quando pesquisamos somente uma palavra do nome do livro ( ex.: jornada), o programa não consegue recuperar o livro, somente se for o nome completo (ex.: Uma longa jornada). No caso do Autor ou Requerente, é possível recuperar com uma palavra (ex.: Sparks) o nome do Autor (Nicholas Sparks).

Cotações

A rotina de Cotações permite o cadastramento e pesquisa de cotações (orçamentos) realizadas com os fornecedores cadastrados. Para cadastrar uma nova Cotação, deve-se selecionar um Fornecedor e uma Requisição previamente cadastrados, assim como entrar dados como o valor e a quantidade de obras cotadas.

A pesquisa buscará cada um dos termos digitados nos campos Número do Registro de Cotação ou Nome Fantasia do Fornecedor.

Pedidos

A rotina de Pedidos permite o cadastramento e pesquisa de pedidos (compras) realizados com os fornecedores cadastrados. Para cadastrar um novo Pedido, deve-se selecionar um Fornecedor e uma Cotação previamente cadastrados, assim como entrar dados como Data de Vencimento e dados da Nota Fiscal.

A pesquisa buscará cada um dos termos digitados nos campos Número do Registro do Pedido, Nome Fantasia do Fornecedor, e Autor ou Título da Requisição.

A cooperação e troca de experiências sobre o software na rede

              

    Ferramentas de auxílio com grande alcance, desenvolvidas na rede, os fóruns ajudam os navegantes da rede que necessitam de alguma resposta às suas questões. A ferramenta de fácil acesso, tanto para quem procura respostas como quem tem disponibilidade para responder, os grupos contam com categorias temáticas e espaço para respostas.

    Como toda ferramenta online, o BibLivre possui também alguns fóruns para debates e trocas de ideias. A própria página do software disponibiliza um fórum para troca de ideias e dúvidas sobre o uso do aplicativo.

    O fórum possui cerca de 4 grandes categorias, sendo duas delas voltadas para as versões 3 e 4 do aplicativo, cada uma contendo subdivisões em tópicos, que somados perfazem um total 978 tópicos e mais de 4500 mensagens trocadas. O próprio fórum tem cerca de 5661 membros (dados de 18/05/15). Itens como recuperação de senhas, tombo patrimonial, trabalhos com multi-bibliotecas são bastante procurados e tem gerado bastante participação com trocas de sugestões acerca do uso.

    Em pesquisa realizada na web, verificamos outros fóruns criados sobre o aplicativo, criado por iniciativa de usuarios ou alunos, provavelmente. O fórum está registrado sob o nome “Fórum BIBLIVRE Espírito Santo” (http://esbiblivre.forumeiros.com/).

Uso do BibLivre nas comunidades

    Em pesquisa na web, verificamos algumas instituições que usam o aplicativo, que vão desde bibliotecas até institutos. Em Santa Catarina, por ex, verificamos que algumas bibliotecas registraram o uso do software, entre elas a Biblioteca Cons. Nilton Leite da Costa e a sala de leitura Salim Miguel.

    A primeira é uma biblioteca do complexo penintenciário de Florianópolis, que acabou por envolver alunos de um projeto da UFSC. O espaço contém 5500 exemplares e os usuários são os internos e trabalhadores.

    O Instituto Historico, Geográfico e Antropológico do Ceará é outra unidade que utiliza o software para trabalhar seu acervo de 35900 títulos. Trata-se de um grande acervo, com disponibilidade para consulta do público. Possui uma hemeroteca disponível para usuários e interessados.

Documentação

    Tão necessário quanto útil é a documentação disponível sobre o aplicativo e sua utilização.

No site do próprio aplicativo, encontramos os links com os manuais de utilização, tanto da versão 3 quanto da versão 4.

    Alguns tópicos úteis facilitam sua instalação e visão geral. O manual propõe um passo-a-passo para catalogação, administração do catálogo e os processos de busca, circulação e aquisição.

    Há um capítulo à parte para disponibilização do acervo na internet.

Referências:

INSTITUTO DO CEARÁ. Biblivre. Disponível em: <http://institutodoceara.org.br/biblioteca.php>.  Acesso em: 18 maio 2015.

SECRETARIA DO ESTADO DA JUSTIÇA E CIDADANIA. UFSC doa 600 livros para a Biblioteca da Penitenciária de Florianópolis. Disponível em: <http://www.deap.sc.gov.br/index.php/institucional/galeria-de-imagens/ufsc-doa-600-livros-para-a-biblioteca-da-penitenciaria-de-florianopolis>. Acesso em: 18 maio 2015.

   

BIBLIVRE. Biblivre 4. Disponível em: <http://www.biblivre.org.br/index.php/en/download/category/1-biblivre-4>. Acesso em: Acesso em: 18 maio 2015.